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這樣優(yōu)化流程圖,員工個個表示贊同!——零星采購流程圖優(yōu)化紀實

2014-10-28 11:36 作者:張國祥 點擊:

這樣優(yōu)化流程圖,員工個個表示贊同!——零星采購流程圖優(yōu)化紀實

作者:張國祥
2014年10月27日
前天參加聯(lián)創(chuàng)世紀公司化運作系統(tǒng)班寧波學員企業(yè)參訪后,我應聯(lián)創(chuàng)寧波公司總經理靖明洲的請求,到公司化運作系統(tǒng)班第四期學員金鳥服飾指導員工學畫流程圖。原定半天時間指導,由于員工們沒有接受流程管理理念與方法的培訓,對此很有抵觸情緒。我只好先作理念闡述和觀念引導,不知不覺十一點半到了,我開始講解流程圖設計方法。我以報銷流程圖為例教會了全體到場員工如何畫流程圖。再看手表,時間已經過了十二點半。我征求意見:大家還有什么要求馬上提出來,第一個提的我今天全力以赴,后邊提的我只能以后回答或滿足。話音未落,企業(yè)落地師仇丹丹第一個舉手發(fā)言:“張老師再教我們優(yōu)化一個零星采購流程圖吧,我和大家包括采購員在內對零星采購工作頭疼死了!”
我本想征求大家意見“是吃飯后再來還是優(yōu)化后再去吃飯”,沒想到仇丹丹話一出口,竟然贏得了大家熱烈的掌聲!我請在座的采購員介紹自己目前零星采購的做法。
財務經理搶先發(fā)言:他總是不按流程走,搞得我們入賬很被動,沒有入庫出庫手續(xù),沒有發(fā)票……
采購員打斷說:今天突然一個緊急小額采購、明天下班又加一個“晚上不買回來明天就交不了貨”的更緊急采購,數(shù)量不多、數(shù)額不大,在公司借款就煩死了,找經理簽字、找會計復核,如果老板不在,就借不到錢。即使錢借到手了,別人又不送貨上門,自己跑出去,不堵車還好,遇上堵車貨買到了也趕不回來。零星采購誰給你開發(fā)票?不信,你們去要發(fā)票試試?
生產人員也發(fā)話了,臨時采購經常影響我們交貨。大家七嘴八舌地報怨、訴苦、介紹。我很快了解到了采購現(xiàn)狀:零星采購毫無計劃,而且申請人分散即辦公室任何員工隨時都可能提出零采申請——而且一提出來就要求馬上送到自己手上。此其一。第二呢,每次零星采購都要借款。借款不多,五百至一千元之間,借款必須老板批準——而老板并不是全天候在公司。而公司借款流程是先財務經理審核、會計復核,然后老板簽字,才能找出納借錢。
我綜合匯總后,試探性地提出了一個建議:給采購員三千元零星采購周轉金,年初借年底還,平時零星采購不借款,零星采購金額達到一千或二千,采購員就整理單據找會計直接報銷。財務經理第一個表示贊同。如何整理單據呢?采購員每次零星采購的物料物品交使用人簽收,采購員每周或集中一定金額后到倉庫一次性辦理虛擬入庫出庫手續(xù)。倉庫管理員見到使用人簽收的單據辦理入庫出庫手續(xù)。采購員零星采購的物料物品只要有入庫出庫單,會計復核無誤制作報銷憑證,出納實報實銷。
“萬一采購員作弊怎么辦?”我自問自答,“一旦發(fā)現(xiàn)弄虛作假,見一罰十,而且開除處理,倉庫管理員、出納、會計都有權力查詢零采物料物品來龍去脈,也可抽查使用人”。
當我們把這些大家討論認可的做法用流程圖表示出來以后,財務李經理第一個表示:以后就這樣做!出納小仇說,我百分之百贊同!零星采購借款太占用我時間了。采購員薛先生說:按張老師的這個流程圖做事,我一個月至少要省一周時間!我了解他的月薪之后告訴大家:每月一千五百元的人工成本就省出來了!
財務李經理說:何止一千五?我們好多人都解放了!全公司核算這個流程一月節(jié)省一萬五千元都不止。全體在場員工以熱烈的掌聲表示贊同。我也再一次感受到分享的樂趣。
優(yōu)化流程,給員工帶來方便、節(jié)省時間、提高效率、減少扯皮,員工哪有不贊同的呢?
自己不懂流程,或者把流程圖搞得復雜難懂,讓員工被流程綁住“手腳”,他們怎么會贊同呢?看看金鳥員工從反對到接受只用了五個小時:上午八點到開始至中午一點半結束。
附:金鳥零星采購流程圖

Tags:優(yōu)化 流程圖 員工 贊同 零星采購

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